教員の仕事は忙しい！ 授業の準備、生徒指導、事務仕事… 終わりのないタスクに追われる日々を送っているのではないでしょうか？
「教員はやることが多すぎる！！」
そんな教員にとって、やることリストは欠かせないツールです。しかし、紙の付箋やメモ帳だと紛失したり、書き込みが追いつかなくなったりしがちです。
そこでおすすめなのが、Google Keepを使ったやることリストの管理です。Google Keepは、スマホやパソコンで簡単に使えるメモアプリです。
Google Keepを活用すれば、教員のやることリストを効率的に管理できます。
付箋やメモ帳の問題点
やることリストやメモくらい付箋やメモ帳でいいじゃないか。
と思いますが付箋やメモ帳では以下の問題点があります。
紛失のリスク
付箋やメモ帳は小さくて軽いので、持ち運び中に紛失しやすいです。特に、複数の付箋やメモ帳を持ち歩いている場合は、どれがどこに行ったのか分からなくなることがあります。
また職員室のパソコンのベゼルに付箋を貼っている先生もいますが、付箋は剥がれやすいので紛失しやすです。
また来年同じ仕事をするときに、せっかくメモをしていても紛失していることもあります。
情報が整理しにくい
付箋やメモ帳に書き込んだ情報は、後から見返すときに整理しにくいことがあります。特に、複数の付箋やメモ帳に書き込んだ場合、必要な情報を見つけるのに時間がかかったり、見落としてしまったりすることがあります。
またよくあるのは、メモしていたのに、そもそもメモをしていたことを忘れていた。
情報の共有が難しい
付箋やメモ帳に書き込んだ情報は、他の教員と共有するのが難しいです。特に、手書きのメモの場合は、読みづらい場合もあります。
特に年度初めの仕事は毎年同じ仕事をしていますが、何から手をつければいいのか、そこから初めていることが多く無駄が多いです。
Google Keepの基本的な使い方
Google Keepは、テキスト、画像、音声など様々な情報をメモできるアプリです。シンプルな操作性で、思いついたアイデアやToDoリストなどを手軽に記録できます。ここでは、Google Keepの基本的な使い方を段階を踏んで説明します。
アプリを起動・ダウンロード
Google Keepは、スマートフォンやタブレット、パソコンなど様々なデバイスで利用できます。
- スマートフォン/タブレット:
- Google PlayストアまたはApp Storeから「Google Keep」アプリをダウンロードしてインストールします。
- アプリを開き、Googleアカウントでログインします。
- パソコン:
- ウェブブラウザで[https://keep.google.com/]にアクセス。
- Googleアカウントでログインします。
メモをする
スマートフォン/タブレット:
- 画面右下の「+」ボタンをタップします。
- タイトルと本文を入力します。
- 入力完了後、「完了」ボタンをタップします。
パソコン
- [メモを入力] をクリックします。
- メモの内容とタイトルを追加します。
- [完了] をクリックします。
リマインダーを設定する
忘れっぽい人には、リマインダー機能が便利です。
- リマインダーの設定:
- メモを開き、「リマインダーを追加」をタップします。
- 日付と時刻、または場所「自宅・職場」を選択します。
- リマインダーが設定されます。
メモを共有する
メモを他のユーザーと共有したい場合は、共有機能を使いましょう。
- メモを開き、「共有」ボタンをタップします。
- 共有したい相手を選択します。
- 相手は、Google Keepアプリまたはウェブブラウザでメモを表示できます。
Google for Educationが導入されている自治体ならば、共有したい先生の名前を入力すれば、すぐに共有することができます。
教員の活用方法
ここでは私が実際にGoogle Keepを使っていて便利だった活用方法を紹介します。
目の前の児童生徒に集中できる
小学校の教員は毎日マルチタスクをこなさなければなりません。
児童から、音読カードを無くしたので印刷してほしい
連絡帳を読んで、保護者に夕方連絡しなければいけない
他の先生からお願いごとをされる
午後4時に業者に連絡して打ち合わせをしなければいけない
毎日のように、目まぐるしく、児童生徒・保護者・同僚の先生・管理職の先生・外部の人々と、先生はたくさんの人とのやりとりや頼まれごとがあります。
これでは、記憶するのに、脳みそがタスクでパンパンになってしまいます。
しかし、Google Keepのリマインダー機能で放課後やその時間や日時に通知がくるように設定しておけば、その場は頼まれた要件を忘れて、眼の前の児童生徒に全力で指導をすることができます。
要は一度Google Keepにメモをしてしまえば、後は忘れてもいいのです。
年度始め・学期始めの業務リスト
毎年、4月は教員にとってマルチタスクの時期です。
数日で入学式・新年度の準備とこなさなければいけません。
しかしよくあるのが、4月って何をしなければいけなかったけ？という会話
しかし、GoogleKeepに年度始め・学期始めの仕事リストを作成しておけば、毎年使い回すことができます。GoogleKeepには検索機能があり、「新年度仕事リスト」などタイトルをつけておけば、毎年なんの仕事をすればいいのか悩む必要がなくなります。
また共有機能があるので、同じ学年を組む先生と組めば、効率よく仕事をこなすことができます。
テストをやっていない児童のリスト
コロナ・インフルエンザで欠席した児童はテストを受けることができず、後日テストを受けることになります。しかし、誰がどのテストを受けていないのか。欠席の児童が多くなると先生も管理しきれなくなります。
そこで、Google Keepに誰が何のテストを受けていないか、欠席が分かった段階でメモをとりました。
自宅から持っていくものをメモする
明日は授業参観だからスーツが必要だったり、事務職員さんから持ってきてほしい書類をメモしておき、自宅に着いたら通知してくれるようにリマインダーを設定しておきます。
そうすると自宅に着いたときに、自分のスマホに通知がきています。
これで、忘れ物や提出物のミスは大幅に減ります。
学校反省のメモ
GoogleKeepはパソコンやスマホでメモをするので、紙のメモよりも保存性が高いです。
だから、学校の問題点や違和感を感じたときにその場ですぐにメモをすることができます。メモをしたら2月下旬から3月上旬ごろに通知が来るようにリマインダーをセットすれば、4月の学校改善案を提出することができます。
学校反省を書くことは働き方改革にもつながるので積極的にメモをしましょう。
まとめ
・教員はやることが多すぎるので、GoogleKeepでメモをとるのがオススメ
・デジタルだと保存性が高いので紛失しない
・メモの共有が簡単にできる
教員は本当にやることが多すぎます。
Google Keepを使うとマルチタスクが多少は軽減されますので、ぜひ活用してください。
